Als je je organisatie wil verbeteren, dan is het in kaart brengen van de huidige werkwijze een belangrijke eerste stap. Deze stap wordt echter vaak overgeslagen.
Toch is het zinvol om dit te doen. De kans is anders groot dat je niet kan zeggen of de projecten uit je jaarplan verbeteringen waren of alleen maar veranderingen.
In deze blog een toelichting én tips om dit zelf op te pakken.
Veranderen of Verbeteren?
Als manager heb je wellicht het gevoel dat de werkwijze op jouw afdeling efficiënter kan. Sterker nog, de nieuwe ambitieuze targets van dit jaar maken het noodzákelijk dat er verbeteringen gaan plaatsvinden.
De verleiding is groot om direct ideeën te verzamelen, te bundelen in een jaarplan en over te gaan tot actie!
Toch is het zinvol om eerst in kaart te brengen hoe er nu gewerkt wordt. Dit lijkt overbodig (‘iedereen weet toch wel hoe we werken’) maar in de praktijk blijkt een scherp beeld te ontbreken. En als je als team niet exact weet hoe het proces moet lopen en op dit moment presteert, dan is de kans groot dat je niet kan zeggen of de gerealiseerde projecten uit je jaarplan nu verbeteringen waren of alleen maar veranderingen.
Startpunt voor iedere verbetering
Het vastleggen van je werkwijze in procesplaten komt misschien over als een ‘blauwe’ bureaucratische activiteit, noodzakelijk voor het verkrijgen van een ISO 9001 certificaat of als een verplicht nummer voor een toezichthouder.
Als dit het doel is, dan is de kans inderdaad groot dat de procesinzichten in een map verdwijnen om vervolgens stof te gaan vangen.
Klantgerichte organisaties en Lean ondernemingen zien het echter als startpunt voor iedere verbetering. Een goed beeld van de huidige situatie is daarmee hét fundament voor verbetering.
Als je niet precies weet hoe je het nu doet, hoe bepaal je dan of iets een verbetering is?
Door de huidige situatie in kaart te brengen ontstaat er inzicht in:
- de knelpunten in het proces
- onnodige of inefficiënte processtappen
- de huidige performance van het proces
Daarnaast krijg je met elkaar een gezamenlijk beeld van de huidige manier van werken. In de praktijk kan hier vaak verschil in zitten zonder dit te beseffen. Dit beeld is vervolgens het uitgangspunt voor ieder verbeterproject.
Gaat het werk nu sneller dan in de oude situatie? Zijn de wachttijden tussen de stappen afgenomen? Is het aantal noodzakelijke correcties afgenomen? Als je deze vragen vervolgens met cijfers kunt staven kun je spreken van een verbetering.
Tips
Doe het samen met de medewerkers
Organiseer een workshop voor alle medewerkers die in dit proces de werkzaamheden uitvoeren. (Let op: dit zijn vaak medewerkers van verschillende afdelingen.)
Zij kunnen als enige vertellen hoe er in de praktijk écht gewerkt wordt. Daarnaast creëer je direct commitment en motivatie om verbeterstappen te gaan zetten.
Gebruik BPMN
Persoonlijk vind ik het prettig om werkzaamheden te visualiseren in Business Process Management Notation (BPMN) vorm. Google maar eens op BPMN, Swimlane diagram of functieoverschrijdende flowchart.
Het voordeel van deze notatievorm is dat de weergave snel begrepen wordt door de medewerkers. De notatievorm is eenvoudig maar biedt veel mogelijkheden voor detail.
Visualiseer het resultaat
Hang de gevisualiseerde processen groot op een muur of geef het met magneetstickers weer op enkele whiteboards.
Het klinkt wellicht wat ‘old school’ in dit digitale tijdperk, maar de praktijk leert dat op deze manier veel meer kritische interactie rondom de werkwijze plaatsvindt. Zorg er dus ook voor dat medewerkers verbeteringen of knelpunten kunnen opplakken.
Conclusie
Of je je klantprocessen alleen hebt veranderd of echt hebt verbeterd, kun je alleen bepalen als je start met een scherp beeld van de huidige manier van werken. Dus in mijn beleving een zinvolle stap die je niet moet overslaan.
Mocht je hier meer over willen weten of ben je benieuwd wat een samenwerking met Simelius jou kan opleveren?